Al igual que un número de seguro, los EIN son un número de identificación federal que da garantía de inscripción a nuestro negocio o empresa en EE.UU. Este nos da la oportunidad de realizar consultas sobre los informes e impuestos que lleva sobre sí mismos la empresa registrada en Estados Unidos, lo cual facilita el emprender en el exterior, por lo que si ya tenemos nuestro negocio o lo estamos pensando en tener, lo ideal es saber que es un EIN.
¿Qué es el EIN en Español?
Si conocemos los documentos de identificación, los EIN en Estados Unidos funcionan como uno, solo qué conocido como número de Identificación de Empleador según sus siglas en inglés o de igual forma por sus otros nombres, Número de Identificación de Empleador Federal (FEIN) o Número de Identificación Fiscal Federal (FTIN) lo cual nos parecerá similar al Número de Seguro Social (SSN) el cual funciona de forma específica para empresas.
El EIN es un número de nueve dígitos que permite que el IRS o Servicio de Impuestos Internos nos permita identificar empresas para realizar la declaración de impuestos. Por lo que si necesitamos generar uno para nuestro negocio o empresa, debemos de contar con la documentación necesaria para generarlo a través de las diferentes formas que este no permite.
Qué requisitos se necesitan para obtener un EIN en EE.UU
Si bien la necesidad de obtener nuestro EIN en Estados Unidos va a depender de ciertas variables que tenga nuestro negocio o empresa al momento de solicitarlo debemos como mínimo contar con la información que las páginas oficiales del estado de U.S.A al que vayamos a optar, cataloguen como indispensable a cumplir para su solicitud:
- Contar con empleados en tu empresa o negocio
- Que tu empresa o negocio forme parte de una sociedad o corporación
- Se requiere la declaración de impuestos especiales
- Retención de impuestos por ingresos no salariales que sean pagados a un extranjero no residentes
Aun así, si el proyecto cumplirá con solo algunas de estas necesidades, es momento de hacerte con una EIN en Estados Unidos, pero en caso de ser propietario único no es necesario la obtención de un número de Identificación de Empleador.
Cómo obtener el EIN en Estados Unidos
El EIN al ser un número que te permite diferentes facilidades al momento de operar tu empresa en Estados Unidos desde España, lo ideal es conseguirlo en el menor tiempo posible y de la manera menos costosa, por lo que lo ideal sería realizarlo a través del sitio WEB del IRS.
Este proceso puede hacerse completamente en línea, solicitándolo por fax o por correo a través de la dirección que se nos brinda en la página oficial. El Número de Identificación de Empleadores se puede solicitar online luego de hacer la solicitud por medio de formularios, llenando con los datos de nuestra LLC, lo que significa que debemos de contar con esta información de antemano.
Cómo solicitar el número patronal si soy extranjero
Algo muy importante al momento de solicitar el número patronal o EIN además de la información de nuestro negocio o empresa, es contar con nuestra información actualizada. En caso de ser extranjero y no tenemos nuestro SSN o un ITIN que corresponde a nuestro número de identificación personal del contribuyente, aun así podremos conseguir nuestro EIN en EE.UU o Número Patronal.
El proceso es parecido al obtener un EIN a través de la página del IRS, debemos completar el formulario SS-4 y enviarlo por correo a la dirección que nos indican, la duración de este procedimiento puede llevar tiempo adicional por lo que es necesario hacerlo con tiempo y evitar problemas.
En última instancia, suele ser necesario contar con un agente registrado para obtener nuestro EIN, el cual funciona como un representante de nuestro LLC y el mismo se encargará de recibir notificaciones del gobierno de este país. En caso de no contar con un agente registrado no se podrán completar el proceso de solicitud ni las obligaciones legales de la LLC.
Existe una manera más para hacer nuestra solicitud de EIN en Estados Unidos desde España y es a través de teléfono para solicitantes internacionales, donde se pueden llamar al número 267-941-1099 en horarios de 6 am a 11 pm de lunes a viernes. Para esto es importante saber que las llamadas a este número serán por cobrar y que la persona que realiza la llamada debe estar autorizada para recibir el EIN y responder las preguntas del SS-4.
Las limitantes con estos procedimientos es el número de solicitudes de EIN por día pueden ser limitadas, por lo que dependerá si esta solicitud sea en línea, por fax o por correo postal, así como por llamada.
Solicitud del EIN a través de terceros
Aunque este proceso es un proceso sencillo y el cual puede realizarse en línea, es común realizarlo a través de terceros para conseguir nuestro EIN. No es lo mismo un tercero que funcione como representante de estos procedimientos a personas que aseguran poder darle uno fuera del IRS, se debe tener cuidado y trabajar solo con asesores de confianza.
Aun así, se pueden realizar autorización de terceros donde debe de completarse en el formulario SS-4, este mismo debe de estar firmado por el contribuyente para que sea válido. Este formulario debe enviarse por correo o fax al centro de servicio correspondiente, esto se puede hacer solo para los EIN que se generan recientemente y termina su validez al ser asignado y entregado a la persona designada.
Que es el NIF en España
En caso de no contar con un Número de Identificación de Empleador al momento de hacer el trámite en las agencias tributarias del país y de ser extranjero residente en este país o un español residente en un país externo, lo más ideal es poseer un NIF para realizar tus trámites.
Para este procedimiento puedes optar por hacerlo de forma personal, a través de un representante, y por medio del correo cog.toulouse@maec.es, solicitando “NIF para personas Jurídicas o entidades sin personalidad jurídica”, para lo cual es necesario:
- Llenar el formulario 030 que lo podemos conseguir en la página web
- Pasaporte vigente
- Documento acreditativo de domicilio en caso de encontrarse en el país y ser extranjero
- En casos especiales de menores de edad o incapacitados, copia del libro de familia o certificado de nacimiento y documento de constitución de tutela.
- Si se solicita con representante, el representante debe tener todos sus documentos actualizados, tales como DNI, pasaporte y documento que acredite representación
- Solicitar cita en el buzón de cog.toulouse@maec.es par realizar trámite
- Datos personales como: Nombre y apellidos, Número o código de identificación fiscal en el país o número de pasaporte, Nacionalidad, Sexo, Lugar y fecha de nacimiento, Residencia o domicilio fiscal en el extranjero (de necesitarse, nombre y apellidos y NIF del representante
¿Se puede modificar tu EIN en Estados Unidos?
Si, se puede modificar la información de nuestro EIN desde España, es de gran importancia que la información en nuestro Número de Identificación de Empleador en Estados Unidos sea comprobable y esté actualizada. Esto afecta de forma directa las declaraciones de impuestos que se deban hacer. En la página del IRS se podrán hacer estos cambios que de igual manera podrán hacerse a través de métodos habituales, es para generar un EIN en Estados Unidos (Teléfono, Formularios o a través de correo o FAX).
La información que se puede modificar va desde Actualización de Nombre, Cambios de dirección, autorización de terceros, por lo tanto, es necesario ingresar a la página oficial y seleccionar la opción correspondiente a nuestro trámite para luego seguir los pasos o si es necesario podremos hacerlo a través de un asesor que nos ayude a modificar esta información en Estados Unidos.
Como Recuperar mi EIN en Estados Unidos desde España
En el caso de que hayamos generado un EIN en Estados Unidos con anterioridad y este se halla perdido o traspapelado, no será necesario hacer todo el proceso desde cero para volver a conseguirlo, pues una vez se haya generado uno para una institución en específico no se puede dar un segundo EIN para la misma, La página del IRS nos aconseja:
- Ubicar el informe impreso que se realizó al momento de generarse su EIN
- Solicitar información al Banco si abrimos una cuenta empresarial con este
- Revisar en impuestos pagados previamente
- Solicitar al IRS a través del número 800-829-4933 la información correspondiente en el horario de 7 am – 7 pm
Cómo cancelo mi EIN en Estados Unidos
El EIN es un documento de identificación federal del contribuyente para la entidad que se haya generado. El IRS no puede hacer un procedimiento tal como cancelarla, debido a que esta figura como el documento legal emitido por la institución.
El EIN pertenece siempre a la misma entidad, es un documento intransmisible, el cual no caduca y por lo que se podrá utilizar para futuras transacciones, incluyendo la creación de cuentas bancarias empresariales. Sin embargo, lo que sí se puede hacer en caso de no haberse concretado nuestro proyecto o negocio es cerrar la cuenta, procedimiento que debe hacerse a través de la página del IRS.